Alert en doortastend

Betrokken en bevlogen medewerkers hebben goede leidinggevenden nodig. Daarom is het WZA een leiderschapstraject gestart.

Versterking van de organisatie

De organisatie van het WZA is altijd in beweging. Belangrijke veranderingen gebeuren bijvoorbeeld in de zorgorganisatie. Het doel van de nieuwe zorgorganisatie is de slagvaardigheid en de veranderkracht van de organisatie te versterken. Dat wil zeggen een organisatie waarbij sprake is van:

  1. Sterk lijnmanagement, dat in staat is om binnen de gestelde kaders beslissingen te nemen en veranderingen in gang te zetten.
  2. Flexibele en duurzaam inzetbare medewerkers. Medewerkers zorgen er zelf voor dat zij gedurende hun loopbaan inzetbaar blijven. Een leven lang leren is hierbij vanzelfsprekend, maar ook de flexibiliteit om van werkzaamheden en/of organisatieonderdeel te veranderen.
  3. Samenwerken. Dat het organisatiebelang boven het afdelingsbelang gaat, is voor iedereen een vanzelfsprekend gegeven. Als gevolg van de toenemende complexiteit is samenwerking cruciaal. Dit geldt voor samenwerking tussen afdelingen binnen het WZA, maar net zo goed geldt dit voor samenwerking met externe partijen. 
  4. Projectmatig werken. Nieuwe relevante ontwikkelingen moeten tijdig worden opgepakt en worden vertaald naar de werkzaamheden binnen het WZA. Dit vraagt regelmatig om een projectmatige aanpak, waarbij medewerkers uit de staande organisatie tijdelijk (deels) worden ingezet op een project.

 

Organisatie Zorg

Een belangrijk uitgangspunt van de nieuwe organisatiestructuur binnen zorg is dat er maximaal drie managementlagen komen. De eerste laag is strategisch (de raad van bestuur), de tweede laag is tactisch en wordt gevormd door de drie nieuwe managers zorg. De derde laag is operationeel: de hoofden van o.a. de verpleegafdelingen, de OK en de poliklinieken. De eerste twee lagen zijn in 2017 en 2018 vormgegeven. Aan het eind van 2018 zijn we ook begonnen de derde managementlaag te organiseren. Dit wordt in 2019 afgerond. Zie ook het organogram elders in dit jaarverslag.

Betrokken en bevlogen medewerkers

Medewerkersonderzoek

Medewerkers van het WZA horen bij de meest bevlogen en betrokken ziekenhuismedewerkers van Nederland. Dat was de belangrijkste uitkomst van het medewerkersonderzoek dat we in 2018 hielden. De uitkomsten van het WZA werden naast de uitkomsten van vergelijkbare ziekenhuizen gelegd (benchmark), waaruit bleek dat het WZA daarmee het best scorende ziekenhuis is. Onze medewerkers geven aan dat ze vooral blij zijn met de klantgerichtheid van het ziekenhuis, de samenwerking en de collega’s.

Tegelijkertijd geeft het onderzoek aan welke onderwerpen de komende tijd extra aandacht nodig hebben. Werkdruk en communicatie zijn daarvan de meest in het oog springende. Dat zijn dan ook onderwerpen die in 2019 op de agenda staan.

Leiderschap

Betrokken en bevlogen medewerkers hebben goede leidinggevenden nodig. Leidinggevenden die binnen heldere kaders vertrouwen geven en ruimte voor professionaliteit en vakmanschap. Die het goede voorbeeld geven en die de medewerkers coachen en faciliteren. Dit alles binnen een organisatiecultuur waarin het normaal is om eigenaarschap te tonen, slim te werken proactief te handelen en inzetbaar te blijven.

Om leidinggevenden te helpen bij het vervullen van deze belangrijke rol is het WZA in 2018 een leiderschapstraject gestart. In een vijfdaagse training en tussentijdse coachgesprekken worden de leidinggevenden en gemandateerd specialisten ondersteund in het verder ontwikkelen van hun eigen leiderschapsstijl, het leidinggeven aan hun team en het functioneren als onderdeel van het complete management van het ziekenhuis.

In 2018 hebben ruim veertig leidinggevenden en gemandateerd specialisten het leiderschapsprogramma gevolgd. Het programma is enthousiast ontvangen.

In 2019 volgen de overige leidinggevenden het programma en worden er aanvullende trainingen aangeboden om het leiderschap binnen het WZA blijvend te versterken.

Gezonde medewerkers

Voorkomen is beter dan genezen. Dit is het uitgangspunt van ons verzuimbeleid.

De medewerkers en leidinggevenden zijn actief en structureel met elkaar in gesprek over gezondheid, talent en ontwikkeling, motivatie en werk en privéleven. Het is niet altijd mogelijk om verzuim te voorkomen. In dat geval stellen medewerker en leidinggevende alles in werk om herstel te bevorderen dan wel het ziekteverzuim te verminderen.

Het verzuimpercentage over 2018 is 5,1%.

Leidinggevende en HR-adviseurs overleggen regelmatig met de bedrijfsarts over het verzuim op hun afdelingen. Het doel is te beoordelen of alle mogelijke re-integratie-inspanningen maximaal zijn ingezet, of dat aanvullende maatregelen zinvol zijn.

Ook in 2019 blijven wij sturen op het voorkomen en beperken van verzuim. Dit doen we door het aanbieden van activiteiten in het kader van duurzame inzetbaarheid, zodat medewerkers met plezier aan het werk blijven. Ook laten we de medewerkers eerder oproepen bij de bedrijfsarts, zodat we sneller maatregelen kunnen nemen om het herstel te bevorderen en het verzuim te beperken. 

Videotraining frequentziekteverzuimgesprek

De leidinggevenden hebben een online videotraining aangeboden gekregen. Hierin kunnen zij oefenen met het voeren van een frequentziekteverzuimgesprek, waarmee zij mogelijke verzuimpatronen kunnen achterhalen. Deze patronen kunnen aanwijzingen geven over de oorzaak van verzuim, zodat er passende maatregelen kunnen worden genomen. Daarmee neemt de kans op het voorkómen en beperken van verzuim toe.

Het programma Fier! werd afgetrapt door twee leden van de ondernemingsraad op de smoothie-fiets.

Duurzame inzetbaarheid: Fier!

Onder de naam Fier! is het WZA in 2018 een campagne gestart om het bewustzijn over duurzame inzetbaarheid te vergroten. Een jaar lang krijgen de medewerkers van het WZA elke week informatie, inspiratie en ondersteuning op het gebied van gezondheid, talent & ontwikkeling, motivatie en balans werk & privé.  Voorbeelden daarvan zijn:

  • Workshop “ontdek je talent”
  • Training stoppen met roken
  • Lunchwandelkaarten
  • Informatie over faciliteiten op het gebied van balans werk & privé

De basis voor Fier! is de visie van het WZA dat medewerkers zelf de verantwoordelijkheid dragen voor hun inzetbaarheid en dat de organisatie hem of haar daarin ondersteunt. In 2019 worden vanuit Fier! aanbevelingen gedaan hoe het WZA hiermee verder door kan groeien.

Goede arbeidsomstandigheden

Goede arbeidsomstandigheden vormen een belangrijke basis voor de inzetbaarheid van onze medewerkers. De kaders op het gebied van arbo zijn vastgelegd in het arbobeleid van het WZA. De leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het arbobeleid. De arbocoördinator coördineert de activiteiten.

Enkele voorbeelden uit 2018:

  1. Dit jaar zijn weer verschillende trainingen 'omgaan met agressie' gegeven,  voor verpleegkundigen, medewerkers van de polikliniek en leidinggevenden.
  2. In totaal 385 van de medewerkers zijn gevaccineerd (322 in 2017, 335 in 2016). Dit is ongeveer 25% van ons totale personeelsbestand inclusief medisch specialisten. De gemiddelde, landelijke vaccinatiegraad onder medewerkers in het ziekenhuis is 13%.

Commissie klachten en bezwaren medewerkers

Het WZA vindt het belangrijk dat alle medewerkers zich prettig voelen op hun werk. Als er iets aan de hand is, moeten er verschillende mogelijkheden zijn om dat te uiten. Eén van die mogelijkheden is de interne commissie voor klachten en bezwaren van medewerkers. Deze heeft een externe, onafhankelijke voorzitter.

In 2018 heeft de commissie twee klachten behandeld en afgerond. Het advies voor de eerste klacht is overgenomen door de raad van bestuur. De tweede klacht lag buiten de invloedssfeer van de commissie.  

Verder heeft één commissielid zijn taken beëindigd. Eind 2018 zijn daarom sollicitatiegesprekken gevoerd met vier kandidaten, hieruit is een nieuw lid van de commissie gekozen.

 

Leren en ontwikkelen

Lerende organisatie

Het WZA streeft ernaar om een lerende en zichzelf vernieuwende organisatie te zijn. Met een organisatiecultuur waarin de medewerker open staat voor veranderingen, zich kan en wil ontwikkelen en waar men mag leren van fouten. Waarin het normaal is om zelf regie te nemen voor persoonlijke ontwikkeling. Waarin reflecteren op het handelen een tweede natuur is. Het WZA faciliteert en ondersteunt de medewerker hierin.

Vakbekwame medewerkers
Het WZA wil excellente zorg leveren. Daarvoor zijn vakbekwame medewerkers nodig. We hebben geïnvesteerd in het opleiden van intensieve-zorgverpleegkundigen, hbo-verpleegkundigen, en daarnaast specifieke scholingen voor verschillende doelgroepen verzorgd. In het leermanagementsysteem (LMS) worden diverse trainingen en e-modules aangeboden. Het kwaliteitspaspoort in het LMS maakt inzichtelijk of een medewerker bevoegd en bekwaam is.

ICT-vaardigheden
ICT is niet meer weg te denken in het WZA. We vinden het belangrijk dat iedereen de basisvaardigheden beheerst. Een grote groep medewerkers is hierin in 2018 geschoold.

Studenten
Het WZA vindt investeren in de toekomst belangrijk. Jaarlijks worden er op diverse afdelingen stageplaatsen aangeboden.

Schaarse beroepen
Specialistische verpleegkundigen zijn schaars. Dit vraagt dat we extra opleiden om te voorzien in de tekorten van nu en straks. We hebben alle opleidingscapaciteit van de specialistische afdelingen gebruikt om boventallig op te leiden.

Coschappen

Het Wilhelmina Ziekenhuis Assen is een affiliatieziekenhuis voor de coschappen van het UMCG. Jaarlijks begeleidt de medische staf zo’n honderd verschillende coassistenten, waarvan er veertig (M1-coassistenten) een jaar bij ons zijn en zestig senior coassistenten (semiartsen) die een deelstage doen van zes of veertien weken. Voor ons als ziekenhuis zijn de coassistenten een gewaardeerde groep collega's aan wie we niet alleen het vak goed kunnen leren, maar die tegelijk veel enthousiasme meebrengen en ons ook scherp houden. In het WZA zijn achttien afdelingen waar coschappen gelopen kunnen worden.

Huisvesting

Bouwactiviteiten

In januari is gestart met de bouw van het nieuwe Dialysecentrum Assen, een locatie van het Dialysecentrum Groningen. Het dialysecentrum is in augustus in gebruik genomen. Het is nu gehuisvest op de begane grond en heeft een eigen ingang, wat prettig is voor de patiënt.

Tijdens de zomerreductie is de verpleegafdeling B2 opgeknapt.

Vanwege de sluiting van de afdeling klinische verloskunde in de ziekenhuizen van Hoogeveen en Stadskanaal is er in september met de hoogste prioriteit een tijdelijke vierde verloskamer geplaatst naast de bestaande verloskamers.

In september zijn we ook gestart met de verbouw van het KNF/vaatlab. Deze verbouw is in december opgeleverd.

In de laatste maanden van het jaar is de ruimte nabij de Spoedeisende hulp verbouwd zodat daar twee CT-scanners geplaatst kunnen worden. Eind 2018 zijn de twee CT’s in gebruik genomen.
 

In februari werd de bouw van het Dialyse Centrum Assen officieel gestart. In februari werd de bouw van het Dialyse Centrum Assen officieel gestart.

Structuurontwerp

Het WZA staat aan de vooravond van een ingrijpende verbouwing. Op stapel staan verbouw en renovatie van het operatiecomplex inclusief de intensive care, het spoedplein, het Ouder- en kindcentrum en de ontwikkeling van een dagbehandelcentrum.
Het structuurontwerp dat in oktober 2017 was vastgesteld is verder uitgewerkt: het ontwerp van het OK-complex is gemaakt en vastgesteld, evenals dat van het Ouder- en Kindcentrum. Verder hebben we een voorlopig ontwerp gemaakt van het nieuwe spoedplein.